Полезные практики

Предложение по созданию Проектного офиса (PMO)

Для повышения эффективности управления проектами, получения конкурентного преимущества успешные организации создают специальное подразделение для координации проектной деятельности. Ниже приведен пример структуры предложения руководителю о создании Проектного офиса (PMO). Описание каждого пункта показывает, какие вопросы необходимо рассмотреть при инициации соответствующего проекта.

Резюме

После подготовки вашего предложения кратко обобщите здесь выгоды и затраты от создания Проектного офиса (PMO).

Назначение документа

Опишите назначение документа, его содержание. Изложите причины предоставления документа, цель его предоставления

Исходные данные и анализ

Описание компании

Кратко опишите организацию, ее продукты, предоставляемые услуги, рыночную позицию. Сделайте обзор портфеля проектов организации, число проектов, причины их реализации, размер инвестиций. Опишите бизнес цели (стратегические цели), в достижение которых вносят вклад реализуемые проекты.

Формулировка проблемы и заинтересованные стороны

Укажите текущие недостатки практики управления проектами, сформулируйте ключевую проблему. Укажите заинтересованные стороны в решении проблемы, опишите их заинтересованность, влияние.

Масштаб изменений

Перечислите подразделения, чьи проекты попадут под контроль Проектного офиса (PMO). Будет ли это подразделение масштаба предприятия или департамента. Укажите затронутых изменением сотрудников организации.

Перечислите программные средства, инфраструктуру, которые будут использоваться Проектным офисом (PMO). Например, будет использован MS Project Server для создания информационной системы управления проектами (ИСУП). Укажите, какие процессы затронут изменения.

Финансовые показатели

Представьте финансовые показатели, которые будут использованы для финансового анализа выгод от Проектного офиса (PMO). Например, денежный поток, дисконтированный денежный поток (NPV), отдача от инвестиций (ROI), период окупаемости вложений. Опишите выбранный период финансового анализа

Выгоды создания Проектного офиса (PMO)

Опишите значимые выгоды от создания Проектного офиса (PMO), объясните, как именно его создание будет способствовать получению этих выгод. Например:

• Успешная реализация проектов
• Повышение производительности/утилизации ресурсов.
• Улучшение репутации компании в глазах акционеров/партнеров/заказчиков
• Улучшение процедуры отбора проектов
• Сокращение затрат
• Сокращение сроков вывода продукции на рынок
• Снижение рисков
• Сокращение авралов/незапланированного привлечения ресурсах
• Улучшение коммуникаций
• Повышение уровня мотивации сотрудников

Затраты

Рассчитайте структуру разовых затрат при внедрении, а также затрат во время функционирования Проектного офиса (PMO). Например, затраты на ИСУП, обучение, внешних консультантов в начальный период и затраты на заработную плату, накладные и административные затраты, стоимость поддержки лицензий в дальнейшем.

Предположения и ограничения

Укажите все предположения, сделанные при подготовке предложения. Зафиксируйте ограничения.

Результаты внедрения Проектного офиса (PMO)

Сформулируйте общие результаты создания Проектного офиса (PMO). Представьте общие затраты на реализацию предложения. Рассчитайте отдачу от реализации ожидаемых выгод. Например, рост доли рынка за счет сокращения срока реализации маркетинговых проектов или сокращение затрат благодаря повышению производительности/утилизации ресурсов. Рассчитайте положительный денежный поток за выбранный период, ROI или другие ранее выбранные финансовые показатели. Оцените не финансовые результаты.

Риски

Подготовьте информацию о выявленных рисках (сопротивление персонала, квалификация специалистов), возможных стратегиях реагирования на риски, финансовой оценке их влияния на отдачу от Проектного офиса (PMO).  Потребность в финансовых или иных резервах для успешной реализации предложения.

Рекомендации

Изложите ваши итоговые рекомендации для принятия решения. Перечень действий, которые необходимо выполнить, преимущества и недостатки предложенных действий, рекомендуемые сроки реализации проекта по созданию Проектного офиса (PMO).

Заключение

Сделайте заключение о достижении сформулированной ранее цели документа.

Выбор внешнего консультанта, который будет помогать создавать Проектный офис (PMO) целесообразно делать уже на старте подобного проекта, чтобы минимизировать риски, повысить вероятность успеха инициативы, сократить сроки внедрения.

Успеха вашему Проектному офису!